In welchem Format werden XRechnungen durch EinfachX erstellt?

EinfachX XCreator erstellt xml-Dateien im UBL Syntax gemäß "Standard XRechnung", herausgegeben durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Die derzeit aktuelle Version des XRechnungs-Standards ist "Version XRechnung 3.0.2", kurz "XRechnung 3.0". Diese Version ist seit 01.02.2024 gültig.

Die derzeit aktuelle Version des Standards ist unter folgendem Link abrufbar:
https://xeinkauf.de/app/uploads/2024/07/302-XRechnung-2024-06-20.pdf

Weitere Informationen zum Thema XRechung und Gültigkeitszeiträume der einzelnen Versionen werden ebenfalls auf der KoSIT-Website veröffentlicht:
https://xeinkauf.de/xrechnung/

EinfachX XCreator erstellt analog dazu zur Zeit XRechnungen der Version 3.0. Optional können auch XRechnungen der Versionen 2.3 (gültig bis 31.01.2024) oder 2.2 (gültig bis 31.07.2023) erstellt werden, sollte dies aus Kompatibilitätsgründen gewünscht sein.

Was hat es mit dem Feld "Elektronische Adresse (Technische Endpoint-ID)" auf sich?

Ab der XCreator-Version 4.0 ist die "Elektronische Adresse (Technische Endpoint-ID)" (BT-34 bzw. BT-49) zwingend zu befüllen. Dies resultiert aus Vorgaben der KoSIT, die wir einzuhalten haben. I.d.R. ist es ausreichend, wenn Sie hier jeweils eine entsprechende E-Mail-Adresse eintragen.

Alternativ können Sie im Feld "Elektronische Adresse (Technische Endpoint-ID)" (BT-34 bzw. BT-49) auch eine andere ID, wie z.B. die Leitweg-ID oder die USt-ID, eintragen, insbesondere wenn Sie von Ihrem Kunden dazu aufgefordert werden. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass die eingetragene Elektronische Adresse dem ausgewählten Schema entspricht.

Muss ich den "Geschäftsprozess des Rechnungsempfängers" angeben?

Laut KoSIT ist der "Geschäftsprozess des Rechnungsempfängers" (BT-23) ein Pflichtfeld, welches wir allerdings nicht als solches markieren.

Bitte lassen Sie dieses Feld frei, außer Ihr Kunde gibt Ihnen einen expliziten Wert vor. Bleibt das Feld leer, befüllt der XCreator bzw. die XCloud es nämlich automatisch mit dem korrekten Standardwert.

Wie kann ich eine Rechnungsberichtigung bzw. eine Stornorechnung erstellen?

Um eine vorangegangene Rechnung zu berichtigen oder zu stornieren, muss im XCreator im ersten Abschnitt als Rechnungstyp "Korrigierte Rechnung" ausgewählt werden.

Zudem ist - ebenfalls im ersten Abschnitt - mindestens eine "Referenz auf vorangegangene Rechnung" zu setzen.

Zur Angabe einer negativen Rechnungsposition ist die Menge des Artikels mit einem negativen Vorzeichen zu versehen.

Kann ich kumulative Abschlagsrechnungen erstellen?

Die Erstellung kumulativer Abschlagsrechnungen sind im XRechnungs-Standard leider nicht vorgesehen, sondern nur einfache Abschlagsrechnungen. Das Feld "Bereits gezahlter Betrag" (BT-113) ist somit ebenfalls nicht für kumulative Abschlagsrechnungen gedacht.

Im Bereich "Referenz auf vorangegangene Rechnung" (BT-25) können lediglich Rechnungsnummern inkl. Rechnungsdatum aufgelistet werden, um auf vorangegangene zugehörige Rechnungen zu verweisen.

Sofern Ihr Kunde es akzeptiert, können Sie derzeit über den "Umweg" der Rechnungspositionen indirekt eine Art kumulative Abschlagsrechnung erzeugen. Technisch gibt es der Standard her, einen bereits bezahlten Teilbetrag als Rechnungsposition mit negativer Stückzahl anzugeben, was der Standard allerdings für diese Zwecke nicht vorsieht.

Wie werden XRechnungen von EinfachX validiert?

Die Validierung von XRechnungen erfolgt durch den offiziellen "KoSIT Validator". Dieser erzeugt ebenfalls den Prüfbericht, welcher in der Nutzeroberfläche von EinfachX angezeigt werden kann.

Sowohl selbst erstellte (XCreator), als auch externe XRechnungen (XCreator, XViewer) können dadurch validiert werden.

Der KoSIT Validator wird von KoSIT auf Collaboration-Plattform Github entwickelt und veröffentlicht:
https://github.com/itplr-kosit/validator